Polityka dotycząca monitoringu wizyjnego

Ochrona danych ma szczególne znaczenie dla kierownictwa firmy D. Trading d.o.o. Niniejsza Polityka dotycząca monitoringu wizyjnego opisuje system monitoringu wizyjnego (zwany dalej „systemem monitoringu”) działający w naszej siedzibie oraz wyjaśnia środki zabezpieczające, które wprowadziliśmy w celu ochrony danych osobowych wszystkich osób, które mogą zostać zarejestrowane przez nasze kamery monitoringu.

Kim jesteśmy

Jesteśmy firmą D. Trading d.o.o. (nr OIB 76011767004) – przedsiębiorstwem zajmującym się handlem energią, które prowadzi obrót energią elektryczną, gazem, ropą naftową i innymi surowcami energetycznymi w Europie Południowo-Wschodniej. W zakresie, w jakim obsługujemy system monitoringu wizyjnego i przetwarzamy dane z tego systemu, pełnimy również rolę administratora danych. Nasze dane kontaktowe można znaleźć w sekcji „Jak się z nami skontaktować”.

Dlaczego korzystamy z monitoringu

Nasza firma ma siedzibę w Zagrzebiu, przy ulicy Roberta Frangeša – Mihanovića 9, na 16. piętrze (zwanej dalej „Biurem”). Jest to nasza centrala, w której podejmujemy decyzje i zawieramy umowy, a także organizujemy spotkania z naszymi partnerami i kontrahentami. Chcemy zapewnić bezpieczeństwo w naszym Biurze zarówno gościom, jak i pracownikom, a także chronić mienie spółki D.Trading d.o.o. System monitoringu nie jest jedynym środkiem bezpieczeństwa – jest on stosowany jako uzupełnienie innych środków bezpieczeństwa wdrożonych w celu zapewnienia bezpieczeństwa Biura, sieci i systemów oraz bezpieczeństwa naszych gości i personelu. System monitoringu wzmacnia inne środki kontroli dostępu na terenie naszej siedziby. Przetwarzamy dane z systemu monitoringu w celu realizacji uzasadnionych interesów – bezpieczeństwa naszej własności, zapewnienia i zarządzania bezpiecznym środowiskiem dla naszych gości i personelu, w tym między innymi:

• ochrona gości i naszego personelu; -ochrona mienia spółki D. Trading d.o.o.

Potwierdzamy, że nasz system monitoringu nie jest wykorzystywany do celów innych niż te opisane powyżej.

Jakie dane przetwarzamy w ramach systemu monitoringu wizyjnego

Rejestrujemy materiał filmowy przedstawiający ruch wykryty na monitorowanym obszarze. Obrazy i/lub nagrania generowane przez nasz sprzęt będą w miarę możliwości charakteryzowały się jakością odpowiednią do celu, do którego są przeznaczone. Dzięki temu nasze kamery monitoringu wizyjnego działają nawet w całkowitej ciemności i bez zasilania elektrycznego. Jednocześnie nasz system monitoringu wizyjnego nie może:

• nagrywa Twój głos lub dowolne dźwięki;

• rozpoznaje cię automatycznie;

• przybliża obraz lub w inny sposób śledzi cię.

W jaki sposób przetwarzamy dane w ramach systemu monitoringu wizyjnego?

Informujemy wszystkich pracowników i gości biura o prowadzeniu monitoringu wizyjnego za pomocą odpowiednich ogłoszeń. Ogłoszenia te umieszczone są przy wszystkich wejściach do biura, przed wejściem na obszar objęty monitoringiem. Wszystkie ogłoszenia sporządzone są w języku chorwackim i angielskim. Oczekujemy, że wszyscy goście i pracownicy wchodzący do biura zostaną poinformowani o przetwarzaniu ich danych w ramach systemu monitoringu wizyjnego. Nasz system CCTV obejmuje 14 kamer stacjonarnych i 2 kamery przenośne, które są zainstalowane w biurze. 14 kamer stacjonarnych działa w trybie ciągłym (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu), a 2 kamery przenośne, zainstalowane w sali konferencyjnej dyrektora generalnego, działają tylko wtedy, gdy dyrektor generalny jest poza biurem. Cały sprzęt CCTV jest regularnie konserwowany. Nasz system CCTV zapewnia pokrycie następujących obszarów w naszym biurze:

• wejścia do biura;

• wyjścia z biura, w tym wyjścia awaryjne;

• wejścia do pomieszczeń technicznych;

• pomieszczenie techniczne;

• miejsca przeznaczone do drukowania i niszczenia dokumentów;

• Sala konferencyjna dyrektora generalnego (działa tylko wtedy, gdy dyrektor generalny jest poza biurem; wyłącza się ręcznie, gdy dyrektor generalny jest w biurze);

-korytarze.

Nasze kamery CCTV nie naruszają prywatności osób. Nasze systemy CCTV nie obejmują obszarów o ograniczonym dostępie (tj. toalet i innych podobnych miejsc). Dostęp do obrazów zarejestrowanych przez nasz system CCTV jest ograniczony i ściśle kontrolowany. Bezpieczeństwo systemów informatycznych zawierających nagrania z kamer CCTV jest zapewnione za pomocą środków technicznych, organizacyjnych i fizycznych. Nagrania zarejestrowane przez nasze kamery CCTV są szyfrowane i przechowywane w bezpieczny sposób w celu ochrony ich poufności, integralności i dostępności. Sprzęt do monitoringu i przechowywania nagrań CCTV znajduje się w wydzielonym, bezpiecznym obszarze, do którego dostęp mają wyłącznie upoważnieni specjaliści posiadający poświadczenie bezpieczeństwa. Wprowadzono protokoły bezpieczeństwa, aby zapewnić, że tylko upoważnieni specjaliści mogą monitorować i przetwarzać nagrania z kamer CCTV. Dostęp do materiałów wideo zarejestrowanych przez administratora mają wyłącznie upoważnieni przez niego specjaliści oraz inspektor ochrony danych (wyłącznie w celu przygotowania odpowiedzi na wniosek o dostęp do danych). Prawo dostępu do systemu monitoringu wizyjnego przysługuje wyłącznie wykwalifikowanym specjalistom, którzy są zobowiązani do zachowania poufności na mocy wiążących zobowiązań umownych. Wszystkie zapisy muszą być wyraźnie oznaczone (opatrzone metadanymi) datą, godziną i lokalizacją, w tym unikalnym oznaczeniem każdej kamery. Korzystamy również z automatycznego systemu rejestracji zdarzeń (logów) w celu rejestrowania dostępu do nagrań z monitoringu wizyjnego, który zawiera czas i miejsce dostępu oraz informacje o osobie, która uzyskała dostęp do danych. Wszystkie nagrania są własnością D. Trading d.o.o. i stanowią tajemnicę handlową. Nie przekazujemy danych osobowych do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, co zapewnia ochronę Państwa danych osobowych zgodnie z RODO. Jeśli to zrobimy – poinformujemy Państwa o tym i zastosujemy wszelkie środki niezbędne do bezpiecznego przekazania danych.

Jak długo przechowujemy dane

Nagrania z kamer monitoringu są zazwyczaj przechowywane przez pięćdziesiąt (50) dni kalendarzowych, a następnie nadpisywane, co uniemożliwia ich odtworzenie, z wyjątkiem sytuacji, w których mogą być przechowywane przez dłuższy okres, m.in.:

• jeżeli istnieje podstawa prawna;

• gdy jesteśmy do tego zobowiązani na mocy prawa, lub

• jeżeli materiał filmowy ma wartość dowodową (na przykład w przypadku wystąpienia incydentu związanego z bezpieczeństwem), a nagrania są przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia dochodzenia, wszczęcia postępowania karnego w sprawie tego incydentu lub dochodzenia, egzekwowania lub obrony wszelkich roszczeń prawnych.

Powyższa lista nie jest wyczerpująca i mogą zaistnieć inne okoliczności, w których nagrania z kamer monitoringu będą przechowywane dłużej niż pięćdziesiąt (50) dni kalendarzowych, o ile będzie to uzasadnione w danych okolicznościach. W przypadku stwierdzenia zdarzenia lub podejrzenia zdarzenia należy zachować odpowiedni fragment nagrania z kamer monitoringu dotyczący tego zdarzenia.

Twoje prawa do prywatności

Masz prawo do prywatności. Jeśli chcesz z niego skorzystać lub dowiedzieć się więcej – skontaktuj się z nami! Nasze dane kontaktowe znajdziesz na końcu niniejszej polityki. Pamiętaj, że niektóre z tych praw mogą nie mieć zastosowania w Twojej sytuacji.

Prawo dostępu

Mają Państwo prawo wiedzieć, jakie dane osobowe przetwarzamy i w jakim celu. Dlatego przed wejściem na monitorowany teren informujemy Państwa z wyprzedzeniem o naszych działaniach związanych z przetwarzaniem danych za pomocą ogłoszeń dotyczących działania monitoringu wizyjnego umieszczonych przy wszystkich wejściach, a także poprzez niniejszą politykę. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej na temat tego, jakie Państwa dane przetwarzamy, zapraszamy do kontaktu z nami – chętnie udzielimy Państwu dodatkowych informacji.

Prawo do usunięcia danych / prawo do bycia zapomnianym

Masz prawo zwrócić się do nas z prośbą o trwałe usunięcie Twoich danych osobowych z naszych rejestrów. Możesz to zrobić na przykład wtedy, gdy uważasz, że nie ma już potrzeby, abyśmy je przechowywali.

Prawo do przenoszenia danych

W niektórych sytuacjach przysługuje Ci prawo do zwrócenia się do nas z prośbą o przesłanie Ci Twoich danych osobowych w formie cyfrowej, abyś mógł je przekazać innej osobie.

Prawo do wniesienia sprzeciwu

Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych, nawet jeśli mamy uzasadnioną podstawę prawną do ich przetwarzania. Mogą Państwo to zrobić, gdy przetwarzamy Państwa dane w oparciu o nasz uzasadniony interes, a Państwo uważają, że Państwa interes osobisty ma pierwszeństwo przed naszym. Jeśli nie chcą Państwo, abyśmy wykorzystywali Państwa dane do celów marketingu bezpośredniego, w tym do profilowania, w każdym przypadku zastosujemy się do Państwa życzenia.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych

W niektórych sytuacjach przysługuje Ci prawo do uzyskania od administratora danych ograniczenia przetwarzania Twoich danych.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Jeśli nie jesteś zadowolony ze sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz prawo złożyć skargę na nas do chorwackiego krajowego organu nadzorczego – Agencija za zaštitu osobnih podataka, Selska cesta 136, HR-10 000 Zagrzeb. E-mail: azop@azop.hr Tel. 00385 (0)1 4609-000, Faks. 00385 (0)1 4609-099, https://www.azop.hr

W jaki sposób ujawniamy lub przekazujemy dane

Dostęp do nagrań z kamer monitoringu jest zróżnicowany: może polegać na obejrzeniu nagrań lub na przekazaniu ich kopii, przy czym ta druga opcja jest dozwolona wyłącznie wtedy, gdy jest proporcjonalna do celu wniosku. W każdym przypadku ujawniane nagrania – czy to poprzez ich obejrzenie, czy poprzez przekazanie kopii – ograniczają się wyłącznie do tych, które są niezbędne do osiągnięcia celu, w jakim są ujawniane, i nie wykraczają poza ten cel.

Nagrania z kamer monitoringu mogą zostać ujawnione w następujących przypadkach:

• Organy ścigania i dochodzenia karne. W przypadku wniosków o udostępnienie nagrań z monitoringu w związku z dochodzeniem karnym Spółka wymaga od funkcjonariusza organów ścigania lub wnioskodawcy przedstawienia wystarczających dowodów potwierdzających popełnienie przestępstwa i prowadzenie dochodzenia w tej sprawie, a także dowodu potwierdzającego uprawnienia funkcjonariusza organów ścigania, zanim udostępni nagrania z monitoringu.

• Postanowienie sądowe. Wnioski o ujawnienie i wykorzystanie nagrań z kamer monitoringu oraz zdjęć na podstawie prawomocnego postanowienia sądu lub właściwego organu są dopuszczalne, z uwzględnieniem odpowiednich przepisów dotyczących wydawania wezwań do sądu.

• Postępowania administracyjne. Wykorzystanie nagrań z kamer monitoringu do celów postępowania administracyjnego może być dopuszczalne. Strona występująca z wnioskiem musi przedstawić wystarczające dowody potwierdzające prowadzenie postępowania lub złożenie skargi do organu administracyjnego.

• Wniosek o dostęp do danych. Jako osoba, której dane dotyczą, mogą Państwo złożyć wniosek o dostęp do swoich danych osobowych przetwarzanych przez nasz system monitoringu wizyjnego.

Jaka jest procedura rozpatrywania wniosków o dostęp do danych osobowych?

Mogą Państwo zwrócić się z wnioskiem o dostęp do swoich danych osobowych przetwarzanych przez nasz system monitoringu wizyjnego. Jeśli zdecydują się Państwo to zrobić, prosimy o przesłanie pisma na adres szop@d.trading lub na adres: 10 000 Zagrzeb, ulica Roberta Frangeša – Mihanovića 9, D. Trading d.o.o., z dopiskiem „do inspektora ochrony danych”.

W niniejszym piśmie prosimy o przekazanie nam dodatkowych informacji:

• imię i nazwisko

• Twój adres e-mail

-szczegóły pozwalające zidentyfikować fragment nagrania, którego dotyczy wniosek, oraz umożliwiające Spółce ustalenie, czy osoba składająca wniosek jest osobą, której dane dotyczą w tym konkretnym nagraniu (miejsce, data i godzina nagrania)

Szanujemy Państwa prywatność i musimy upewnić się, że wniosek został wysłany przez osobę uprawnioną do uzyskania dostępu. W celu identyfikacji i weryfikacji możemy wysłać do Państwa wiadomość e-mail z prośbą o podanie dodatkowych informacji – prosimy o sprawdzenie folderów poczty elektronicznej (np. skrzynki odbiorczej, folderu SPAM). Dodatkowe informacje nie będą przez nas przetwarzane w żadnym innym celu niż identyfikacja. Pamiętaj, że jeśli nie podasz nam tych dodatkowych informacji – nie będziemy mogli Cię zweryfikować i zidentyfikować, więc taki wniosek o dostęp może pozostać bez odpowiedzi. Po otrzymaniu pisemnego wniosku jest on przekazywany do Inspektora Ochrony Danych, który zdecyduje, czy ujawnienie nagrań jest właściwe. Nasza decyzja o udostępnieniu nagrań z kamer CCTV będzie uwzględniać łatwość dostępu do nagrań oraz potrzebę ochrony prywatności innych osób. Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach możemy pobrać rozsądną opłatę za dostarczenie kopii nagrań z kamer CCTV w celu pokrycia kosztów administracyjnych.

Jak dokonujemy przeglądu naszej polityki dotyczącej monitoringu wizyjnego

Spółka D.Trading d.o.o. przeprowadza coroczne przeglądy systemu monitoringu wizyjnego oraz związanych z nim wewnętrznych zasad, procedur, protokołów i procesów. Przeglądy te służą do oceny dalszej konieczności stosowania systemu monitoringu wizyjnego, a także jego adekwatności, konieczności i proporcjonalności.

Jak się z nami skontaktować

Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat systemu monitoringu wizyjnego lub niniejszej polityki dotyczącej monitoringu wizyjnego, a także w celu skorzystania ze swoich praw, prosimy o kontakt w dogodny dla Państwa sposób:

• D.Trading d.o.o., 10 000, Zagrzeb, ul. Roberta Frangeša – Mihanovića 9, lub

• adres naszego inspektora ochrony danych: 10 000 Zagrzeb, ul. Roberta Frangeša – Mihanovića 9, D. Trading d.o.o. (z dopiskiem „do wiadomości inspektora ochrony danych”) lub

• Nasz inspektor ochrony danych: E-mail: szop@d.trading